ITコーディネータの木村です。
「なんと、こんなことになるなんて…！」
先日の「デジタル経営カンファレンス2024in東北」でハイブリッド形式のセミナーを運営した際、そんな一瞬が何度も訪れました。
映像機材は万全の準備で挑んだものの、音響トラブルが次々と発生。
冷静さを保とうとするものの、現場の空気は一時ピリピリ…。それでも何とか乗り越えた経験をここで共有したいと思います。
この記事の目次
1. ハイブリッドセミナーの魅力と課題
2. 映像は成功：スイッチャーの活躍
3. 原因不明の音声トラブル発生！
4. その場はなんとかなった
5. トラブルを防ぐには？次回への挑戦
6. 最後に
1. ハイブリッドセミナーの魅力と課題
ハイブリッド形式は、現地参加とオンライン視聴の双方に対応できる便利な方法です。
特にコロナ禍以降、多くのセミナーやイベントがこの形式に移行しています。多様な参加者にアクセスできる一方で、実は、現場運営には独自の難しさが伴います。
先日のカンファレンスでは、この「難しさ」を身をもって体験しました。準備段階では、映像機材や会場音響の整備に注力しましたが、当日には予想外のトラブルに直面することになりました。
2. 映像は成功：スイッチャーの活躍
映像部分は比較的スムーズに進行しました。複数のカメラ映像やプレゼン資料を切り替えるためにスイッチャーを持参し、これが功を奏しました。
映像の切り替えがスムーズで、切り替えのエフェクトやワイプを活用することで、講師の表情や参加者の反応を臨場感を持って届けることができました。
3. 原因不明の音声トラブル発生！
登壇者の発表が始まった直後、リモートの会場から「音声がすごく割れていて聞き取れない！」との連絡が入りました。
開始前の仙台・福島会場同士のzoom経由のテストでは映像・音声とも問題なかったので、原因が全く思いつかず。。。
大事な講演であるにもかかわらず、音声を届けることができる、リモート参加拠点からは「まだ直ってない」との連絡が届き、
双方の参加者のストレスが高まっているのをひしひしと感じながら切り分けを行います。
「一体どうすればいいのか…？」と焦るばかりで全く改善せず。
音響でトラブルが発生した構成の図
4. その場はなんとかなった
WiFiルーター、回線、ケーブル、音響機器、zoomなど、冷や汗をかきながら切り分けを進めましたが一向に改善せず。。。
最終的に、マイクとスピーカーを発表者PCに直接接続するような繋ぎにしたところ、
「対応前と比べるととても良い状態になった」との報告があり、一安心。。。
その結果から考えると、原因は、音声のループや会場音響機器のトラブルではと推測されます。
5. トラブルを防ぐには？次回への挑戦
今回の経験を踏まえ、次回に向けて以下の改善策を実施する予定です：
- 音響関連ノウハウの修得
ノイズ抑制やエコーキャンセル機能、マイナスワンなどの音響独自のノウハウを身につける必要があります。
ネットにも参考になる情報がたくさんありましたが、地元の音響機材を扱える業者さんなどにも聞いて、
トラブルを防ぐ手段をマスターします。 - オーディオミキサーの活用
音のループを防ぐためにオーディオミキサーを使ってみようと考えています。
あれからいろいろと調査し、いわゆる「マイナスワン」という設定を使うと良さそうだということがわかりました。
これを活用し、Zoom音声→会場スピーカー→会場マイク→Zoomへ というような音声ループを打ち消します。
コストは多少かかりますが、シンプルな解決策として、オーディオミキサー・マイク・スピーカーを自前で用意してしまう
というのも手なのではないかと考えています。 - 事前テストを徹底
失敗を糧に、事前のテストをしっかりと行います。「事前に気づいていれば…」という後悔を繰り返さないために準備を徹底します。
特に、会場によっては設備として導入されている音響機器が異なりますし、
これも会場によってはですが音響機器の持ち込みが制限される場合もありますので、
どのような場合でも対応できるようにしていこうと思います。
6. 最後に
同じようなトラブルを経験した方、あるいはこれからハイブリッドセミナーに挑戦しようとしている方へ。
この経験が少しでも参考になれば幸いです。ぜひ皆さんの工夫やアイデアも共有してください。一緒により良いセミナー運営を目指しましょう！
また、ちょうど、2025/1/22にハイブリッドセミナーを開催する機会がありまして、
それまでにノウハウと必要機材を用意して、また挑戦してみようと考えています。
（公財）宮城県生活衛生営業指導センター主催 「生衛業のための生成AI活用セミナー」 開催のお知らせ
https://www.seiei.or.jp/miyagi/
https://www.seiei.or.jp/miyagi/pdf/seminar_20241107.pdf
結果をまたご報告しますのでお楽しみに！