〜事務担当・Aさんの奮闘から見えてきた、“あるあるすれ違い”の正体〜
こんにちは、ITコーディネータの木村です
今日は、IT導入の現場でよくある“すれ違い”についてのお話です。
みなさんの会社でも、こんなこと…ありませんか？
「ベンダーさんと話してるのに、なぜかうまく伝わらない」
「資料に書いてあったらしいけど、ちゃんと読んでなかったかも…」
「えっ、それってウチでやるんですか？」
今回は、そんな“あるある”を、実際にあった事例からご紹介します✨
あるあるトラブル事例
「仕様書、ちゃんと読んだつもりだったんですけど…」
新しいシステム導入が決まり、事務担当のAさんがベンダーとのやり取りを担当することに。
届いた提案書と仕様書は分厚くて難しそう…
「あとでゆっくり見よう」と軽く目を通して終わりにしてしまいました。
ところが準備が始まると…
「マスタデータはこちらでお願いしますね」
送られてきたExcelを見てびっくり
何千件ものデータを自分たちで入力＆整理する必要があったのです…！
⏰「来月から使えるって聞いてたんですけど…？」
社内にも「来月から新システムが稼働します！」と案内していたAさん。
でも、稼働日が近づいたころに届いたメールには…
「一部機能は順次リリース予定です」
え！？
問い合わせるとベンダーからは、
「初回提案書に書いてありますし、ご説明もしてますよね？」
よく見ると、小さく「B機能：翌月〜」と記載が…
これはまさに、“伝えたつもり／伝わってたつもり”のズレです⚠️
「このくらいなら、やってくれると思ったのに…」
「この画面に項目を1つ足してほしいんですけど〜」と気軽に頼んでみたら…
「仕様外の対応となりますので、追加費用になります」
（えっ、それくらいやってくれても…）
でも、ベンダーにとっては“契約外＝別料金”というのが当たり前。
ちょっとしたことでも、言葉と契約がズレてると後で大きなトラブルになりがちです
❓「もっと細かく聞いておけばよかった…」
初期設定やアカウント登録についても、
「そこまではやってもらえると思ってたんですけど…」
でも返ってきたのは、
「依頼がなかったので未対応です」
ベンダーはプロだけどエスパーではありません。
“言わなくても分かるでしょ”は禁物！
どんな小さなことでも、ちゃんと確認＆依頼しましょう✍️
「まさか他の部署にも影響があるなんて…」
いざシステムが本格稼働した初日。
他の部署からこんな声が…
「このシステム、私たちも使うんですか！？聞いてませんけど？」
Aさんは営業と経理だけが関係者と思っていましたが、
実際は在庫・人事など複数部署に影響が…
システムの影響範囲、ちゃんと社内で共有できていますか？
こうなってしまった時に、どうすればいい？
もし「もう始まっちゃったけど不安…」という状況になっても、あきらめなくて大丈夫♀️
以下のポイントを意識して、立て直しを図りましょう
✅① 状況を“見える化”する
仕様書・契約書・打ち合わせメモを整理して、
「どこが食い違っているのか？」を明確にしましょう
② 再確認＆情報共有
社内やベンダーと再度打ち合わせをして、
「誰が・何を・いつまでに」やるかをはっきりさせることが大事です
③ 情報の差を前提にする
ベンダーは専門家で、情報量も経験も豊富です
一方、ユーザーは「分かったつもり」「なんとなく空気で判断」になりがち。
ズレて当然。だからこそ、何度も確認してOK！
♀️④ 完璧を目指しすぎない
一気に全部を整えようとせず、
まずは大事なところから段階的に進めていきましょう♀️
⑤ 外部の力を借りる
社内だけでは解決が難しいときは、
第三者（＝中立的な支援者）に相談するのもアリです！
ITコーディネータは、“その間”に入る専門家です
私たちITコーディネータは、
「社内でうまく話が進まない…」
「ベンダーの説明がよく分からない…」
「誰か間に入ってくれたらな…」
というときに頼っていただける存在です
ITと経営、両方の視点から、
“何が本当の課題か”を一緒に考えたり
社内と外部の“通訳役”になったり
⚖️冷静に判断材料を整理するお手伝いをしています。
まずは、「こんなこと聞いていいのかな？」くらいの気軽さでOKです
必要なときに、必要なサポートを。お気軽にご相談ください！